Etiqueta em reuniões de negócios

Você trabalha para uma empresa que tem reuniões frequentes? Você já se perguntou o que deve fazer e o que é considerado um comportamento adequado nessas reuniões? Você tem medo de ir às reuniões porque tem medo de cometer uma gafe que possa prejudicar sua posição ou oportunidades de promoção?

Normalmente, gerentes, líderes de equipe ou executivos corporativos se reservam o direito de iniciar reuniões de negócios quando sentirem necessidade. Quer sejam eventos programados regularmente ou convocados para um propósito específico, todos os presentes devem seguir as diretrizes de etiqueta empresarial adequadas.

Líder

Antes da reunião, é fundamental ter tudo organizado para não perder o valioso tempo de ninguém. Você deseja que ele seja executado da maneira mais tranquila e planejada possível, mas ainda assim deixa tempo para perguntas e feedback, se possível. O segredo é mostrar respeito por todos os envolvidos.

Aqui estão algumas diretrizes recomendadas:

• Tenha uma agenda escrita com uma sequência lógica e tempos realistas. Se o tempo e os recursos permitirem, envie cópias para todos os presentes.
• Envie um convite aos participantes em potencial com o máximo possível de detalhes sobre a reunião, incluindo local, hora de início, o que trazer e hora de término.
• Comece com uma saudação amigável e diga a todos quando puderem fazer perguntas.
• Tome água no pódio ou na frente da sala e beba entre os tópicos ou quando alguém estiver falando.
• Você não precisa escrever seu discurso literalmente, mas deve ter pelo menos pontos em suas anotações. Não fazer isso pode fazer com que você pule de um assunto para outro e perca o que precisa dizer. Isso pode fazer com que você perca tempo e deixe os participantes se perguntando sobre o objetivo da reunião.
• Esteja ciente da linguagem corporal de seus participantes. Se perceber que as pessoas estão perdendo o interesse, faça uma pausa e verifique se não está repetindo informações ou gastando muito tempo com algo que não é relevante.
• Conte algumas anedotas para manter a reunião interessante. No entanto, evite contar piadas inadequadas que tenham até mesmo um toque de sexismo, racismo ou qualquer outra coisa que possa ofender outras pessoas.
• Nunca roube as idéias de outras pessoas e as chame de suas. Sempre dê crédito aos outros por ideias e tarefas bem-sucedidas.
• Embora seja normal se mover um pouco, não ande de um lado para o outro na frente da sala. Isso faz você parecer nervoso.
• Durante o período de perguntas e respostas, fique quieto até que a pessoa que está perguntando termine antes de responder. Se você não entender a pergunta, peça a ele para repeti-la ou explique melhor a pergunta.
• Se alguém parecer zangado ou hostil, mantenha a calma e peça à pessoa para discutir isso com você mais tarde.
• Encerre a reunião mais cedo, se possível. É melhor ser mais curto do que perder a atenção dos presentes.

Participantes

Todos os que são chamados para a reunião devem comparecer, a menos que as circunstâncias não permitam. Se você souber sobre a reunião com antecedência, considere reservar um tempo extra com sua aparência pessoal para mostrar respeito pelos supervisores que comparecerem. Vista-se adequadamente para o nível de negócios.

Dicas de modos de reunião:

• Se você for solicitado a enviar uma mensagem de confirmação, faça-o assim que entrar na reunião em seu calendário.
• Chegue na hora certa. Chegue lá alguns minutos antes, se possível.
• Verifique se o seu telefone celular está no modo silencioso ou desligado. Você nunca deve enviar mensagens de texto durante uma reunião, a menos que o líder peça para uma pessoa específica.
• Se refrescos forem servidos, uma bebida é aceitável. No entanto, a menos que todos estejam comendo, espere até o fim da reunião para fazer um lanche.
• Se for um almoço de negócios, traga sua comida para a mesa e coma o mais silenciosamente possível e sem chamar atenção para si mesmo.
• Não converse ou troque notas com outros participantes. Isso é muito perturbador e pode dar a impressão de que você não leva seu trabalho a sério o suficiente para prestar atenção ao que está sendo discutido.
• Se você for chamado, responda o mais diretamente possível. Quando você não souber a resposta, peça desculpas e seja honesto. Nenhuma resposta é melhor do que a errada.
• Após a reunião, agradeça ao palestrante.
• Não se demore na sala de reuniões mais do que o necessário. Sair vai fazer você parecer preguiçoso, e você não quer que o chefe pense que você está usando a reunião para fugir de suas obrigações.

Reuniões em um restaurante

Às vezes, é convocada uma reunião para almoço, que pode ser realizada em um restaurante. Mesmo que seja fora do escritório, lembre-se de que você ainda está no trabalho.

Dicas adicionais para reuniões em restaurantes:

• Nunca se esqueça de suas maneiras à mesa.
• Lide com os contratempos da hora das refeições com graça e boas maneiras.
• Use utensílios adequados. Em caso de dúvida quanto à bifurcação de cada curso, siga a pessoa que conduz a reunião.
• Se você estiver em um restaurante buffet, conheça as maneiras adequadas de se servir.
• Siga as orientações adequadas para comer salgadinhos.