Lista de verificação de coisas a fazer ao mudar uma empresa
Preparar- se para mudar de escritório ou empresa pode ser muito mais complicado do que mudar de família. Preparar-se é fundamental e garantir que tudo em sua lista está completo é essencial. Use esta lista de verificação rápida como um guia para manter sua empresa no caminho certo.
Determine um prazo e um cronograma
Determinar o seu período de tempo deve ser a primeira coisa a fazer. Defina a data em que todas as coisas devem estar fora do escritório, que é a data final da sua mudança. Você provavelmente precisará de alguns dias para realmente se mudar, dependendo de quantas coisas você tem que mover. Trabalhe retroativamente a partir da data de saída e faça uma lista de todas as coisas que você precisa fazer antes da chegada dos caminhões.
Atribuir tarefas e estabelecer um comitê de movimentação, se necessário
É uma boa ideia envolver os funcionários na mudança o quanto antes. Um comitê de mudança pode não apenas ajudá-lo a organizar e planejar a mudança, mas também ajudar a facilitar a transição para o restante da equipe. Faça com que o comitê analise todas as tarefas e atribua funções conforme necessário. À medida que o movimento avança, provavelmente você precisará adicionar tarefas à lista e certificar-se de atribuí-las também - há muito para fazer tudo sozinho.
Configure um plano de comunicação interna e externa
Um plano de comunicação interna garantirá que os funcionários sejam mantidos informados sobre os planos de mudança, enquanto um plano externo manterá seus clientes e fornecedores atualizados sobre suas atividades comerciais durante a mudança, para que você possa manter seu negócio em operação durante a transição.
Contratar motoristas
Como qualquer mudança, a contratação de bons motores leva tempo e deve ser uma das primeiras tarefas da lista. Peça a um membro da equipe que elabore uma lista de pelo menos cinco empresas de mudanças e, em seguida, certifique-se de investigá-las completamente antes de contratar. Determine o orçamento, obtenha orçamentos e compare os serviços de empresas de mudança para decidir qual contratar.
Contrate embaladores profissionais
Se o seu orçamento para mudanças puder suportar a contratação de embaladores profissionais, faça-o. Isso evitará que você e seus funcionários tenham que empacotar áreas do escritório que são comuns e muitas vezes os espaços mais difíceis de empacotar e mover. Os funcionários podem ser solicitados a embalar suas mesas ou escritórios, pois isso também fornece uma oportunidade para os funcionários limparem seus espaços e se livrarem de coisas que eles não precisam mover.
Crie um novo plano e layout de escritório
É aqui que seu comitê de mudança será realmente útil. É sempre difícil mudar para um novo espaço, mas quando você tem que descobrir para onde tudo e todos vão, isso leva muito tempo. Certifique-se de saber onde cada peça de mobiliário será colocada e onde cada funcionário se sentará. Quanto mais detalhado for o plano, melhor.
Fale com seus fornecedores atuais
Mudar de empresa pode significar mudar de prestador de serviço. Verifique seus contratos e decida se permanecerá com seus fornecedores atuais ou se considerará a possibilidade de troca. Você precisará determinar o que o novo espaço exigirá em termos de linhas telefônicas e infraestrutura de rede. Fale com o seu novo senhorio e fornecedores para garantir que você sabe o que o novo espaço precisa para que não haja uma lacuna no serviço. Para qualquer equipamento que você esteja alugando, entre em contato com o revendedor para notificá-lo sobre a mudança e a melhor forma de levar o equipamento para o novo local.
Mantenha os funcionários atualizados e informados
Uma mudança pode ser difícil para os funcionários. Isso pode significar uma mudança na forma como eles se deslocam e se o trajeto é mais longo do que antes da mudança. Se você estiver mudando para um espaço menor, a equipe precisa saber como os escritórios serão designados e como será o novo espaço. Os funcionários devem ser informados em todas as etapas do processo. Tente manter uma programação dinâmica no quadro de avisos da cozinha ou em outro espaço comum para que as pessoas possam ver como as coisas estão progredindo e o que se espera delas como funcionários.
