Como planejar e organizar uma mudança de escritório ou empresa?

Mudar sua empresa para um novo escritório é um processo de várias etapas que requer um planejamento cuidadoso e várias etapas de preparação. Como em qualquer projeto grande, é melhor dividir a carga de trabalho e atribuir tarefas específicas a diferentes funcionários. Iniciar o processo cedo e manter uma comunicação aberta e frequente são as chaves para uma mudança bem-sucedida e menos estressante.

Crie uma linha do tempo

Crie uma linha do tempo que inclua todas as etapas essenciais de sua mudança. Para garantir que o cronograma seja viável, discuta o plano com todos os membros da equipe envolvidos na mudança. Seja realista sobre quanto tempo você precisará. Um pequeno escritório pode precisar de pelo menos três meses para ser preparado, enquanto um escritório médio a grande pode precisar de seis a oito meses ou mais. Em qualquer caso, a chave é começar o mais cedo possível.

Projete o novo espaço

O próximo passo é coletar todas as informações disponíveis sobre o novo espaço. Tente obter plantas ou um layout de piso para que possa identificar os principais componentes, como tomadas elétricas e espaço de armazenamento, e comece a projetar o novo layout do escritório. Também é uma boa ideia ter um plano de layout geral para o seu espaço atual, para que você possa comparar os dois. Se houver áreas no escritório atual que não estão funcionando, identifique-as agora para que os mesmos problemas possam ser evitados em seu novo espaço.

Além disso, faça uma lista de possíveis problemas com o novo espaço, como uma área de recepção menor ou menos capacidade de armazenamento, ou talvez um espaço aberto maior que requeira mais cubículos ou paredes temporárias. Pode ser necessário contratar carpinteiros, pintores, eletricistas, instaladores de sistemas ou outros profissionais para construir paredes, adicionar fiação ou fazer alterações cosméticas antes de você se mudar.

Construa sua equipe de mudança

Para escritórios de médio a grande porte, nomeie alguém (ou peça voluntários) de cada departamento ou divisão para coordenar sua área específica. Isso pode ser atribuído ao supervisor ou gerente do departamento, que pode então garantir que cada funcionário assuma a responsabilidade de empacotar sua mesa, arquivos e itens pessoais. Para escritórios menores, você pode ficar sozinho. Em caso afirmativo, identifique algumas pessoas-chave que podem ajudar na coordenação da mudança.

Sua equipe também pode ajudar a identificar problemas atuais com o antigo espaço e encontrar possíveis soluções para o novo escritório. Esta é uma ótima maneira de incorporar outros pontos de vista e de obter consenso em movimento, especialmente se alguns funcionários não apoiarem a mudança.

Conduzir reuniões regulares

Em sua programação, defina reuniões regulares para discutir a mudança e seu progresso com todos os funcionários. É importante manter todos informados e reservar tempo para abordar as preocupações e comentários dos funcionários. A mudança é estressante para todos os envolvidos e pode ser mais estressante se as decisões não forem comunicadas de forma adequada.

Determine o seu orçamento

Se você tiver um valor de orçamento específico atribuído para sua mudança, é importante identificar os custos antes de contratar motores ou mesmo antes de embalar a primeira caixa.

Atribuir tarefas

Faça com que sua equipe de mudança crie uma lista de tarefas que precisam ser concluídas nas semanas anteriores à mudança e certifique-se de que as tarefas críticas sejam adicionadas ao cronograma / programação. Pergunte a cada gerente ou supervisor de departamento o que é exigido de sua área, o que pode incluir provedores de serviços especializados, como instaladores de linhas telefônicas ou especialistas em redes de computadores. Certifique-se também de que as áreas comuns sejam cobertas, como a área de recepção, saguão e espaços de armazenamento.

Contrate os motores

A contratação de mudanças é uma das tarefas mais críticas da mudança de uma empresa, e existem empresas especializadas em mudanças de escritórios. Como qualquer mudança doméstica, é importante garantir que a empresa seja confiável e que você esteja recebendo o melhor serviço pelo custo. Faça sua pesquisa, faça as perguntas certas e peça à empresa que vá ao seu escritório para avaliar sua mudança.

Esta tarefa pode ser atribuída a uma pessoa ou grupo ou a algumas pessoas diferentes, com cada uma ligando para empresas específicas e, em seguida, comparando notas. Em qualquer caso, comece cedo para ter certeza de obter o melhor preço e adequado às suas necessidades.

Faça uma lista de contatos

Uma lista de contatos ajuda a garantir que todos com quem você faz negócios, incluindo fornecedores e clientes, saibam que você está se mudando. É uma boa ideia atribuir essa tarefa a uma pessoa para supervisionar a fim de evitar que os contatos caiam pelas rachaduras. Notificar clientes e clientes requer comunicações específicas sobre seu novo local e como a empresa irá operar durante a mudança. Essas informações são essenciais para garantir que seus clientes não busquem seus serviços em outro lugar.