Como se comunicar com a equipe ao mudar de escritório ou empresa?

A maioria das organizações que tem mais do que um punhado de pessoas precisa ter uma estratégia de comunicação forte para comunicações internas e externas. Quer se trate de notificações sobre mudanças de políticas, procedimentos do dia-a-dia ou qualquer coisa que ocorra, os funcionários precisam saber sobre coisas importantes.

Isso também inclui o desenvolvimento de um plano para uma mudança de escritório e o desenvolvimento de uma lista de verificação de mudança.

Embora você possa pensar que há tantas etapas no planejamento de uma mudança de escritório que você não tem tempo para sequer considerar as comunicações, você realmente precisa de um ou dois dias para criar uma estratégia firme que manterá os funcionários e seus clientes cientes das próximas mudanças.

E o mais importante: você deseja manter seus funcionários diretamente envolvidos na mudança, pois eles provavelmente serão os mais afetados pela mudança.

Principais mensagens internas

As mensagens principais devem envolver o tempo, embalagem, fechamento do escritório, novo layout do escritório e detalhes sobre o novo local.

• Linha do tempo: certifique-se de listar todas as etapas principais da mudança para que todos saibam o que esperar e quando.
• Instruções de embalagem: forneça aos funcionários instruções sobre como embalar seus escritórios ou cubículos para a mudança. Isso deve incluir onde obter os materiais de embalagem, o que eles são responsáveis pela embalagem e os prazos.
• Aviso prévio de qualquer fechamento de escritório: Durante a mudança, pode ser necessário fechar o escritório para permitir a embalagem final e a movimentação de equipamentos e móveis de escritório. Certifique-se de que sua equipe esteja ciente dessas datas e se e como o negócio continuará durante a mudança e como isso afetará seu cronograma de trabalho e carga de trabalho.
• Novo plano de escritório: a equipe vai querer saber com antecedência como será o novo espaço e como os escritórios serão montados. Eles ainda terão seu próprio espaço ou estarão agora em um cubículo ou planta aberta? Certifique-se de criar uma maneira de informar a equipe sobre como seu espaço de trabalho pode mudar.
• As novas opções de local, estacionamento e deslocamento: Forneça aos funcionários todas as informações de que precisam sobre o novo local para que possam preparar o transporte para o novo espaço.

Maneiras de comunicar objetivos à equipe

A maneira como você entrega a mensagem deve ser decidida pelo tipo de mensagem. Por exemplo, a linha do tempo pode ser facilmente entregue por meio da intranet da empresa; ao passo que o fechamento de escritórios pode ser melhor apresentado em uma reunião de equipe para garantir que as perguntas possam ser feitas e respondidas.

• Intranet: para as empresas ou organizações que possuem uma intranet, geralmente é a melhor plataforma para a maioria das mensagens. Ele permite atualizações fáceis de arquivos e informações que podem chegar a todos os funcionários.
• Reuniões pessoais: não importa qual seja a mensagem, as reuniões da equipe são um bom lugar para fazer anúncios e permitir que a equipe tenha uma discussão completa. Você também pode usar o tempo da reunião para revisar como as informações serão comunicadas para que a equipe saiba que será mantida informada.
• Email: Embora o email seja fácil, nem sempre é a melhor maneira de transmitir informações. Você não quer enviar tantos e-mails que as pessoas não consigam encontrar as informações quando precisam delas. Se você usar e-mail, certifique-se de usá-lo apenas para permitir que as pessoas saibam onde podem obter as informações.
• Pastas comuns: se você não tiver uma intranet, crie uma pasta comum em uma unidade de rede que todos possam acessar.
• Quadro de avisos: você pode usar um espaço físico para postar informações. As pessoas podem verificá-lo com frequência e também fornece um local onde as pessoas podem se reunir e discutir suas preocupações.