Como priorizar suas tarefas?

Então você tem todas essas coisas para fazer todos os dias e sua lista de tarefas está cheia - como você sabe o que fazer primeiro, segundo e terceiro?

Quase todo mundo sente que tem muito o que fazer e muito pouco tempo para fazer. Freqüentemente, esse sentimento opressor decorre de uma incapacidade de priorizar todas as tarefas aparentemente urgentes. Se você acha que sua lista de tarefas está crescendo a cada minuto e você nem sabe por onde começar, veja como identificar, avaliar e priorizar suas tarefas.

1. Faça uma lista

Antes de tentar classificar suas obrigações em ordem de importância, reserve um tempo para compilar uma lista abrangente de tudo o que você precisa ou deseja realizar. Divida sua lista em seções para diferentes tipos de tarefas. Essas categorias podem incluir:

Tarefas diárias ou semanais

Estas são tarefas rotineiras que podem ser pessoais (planejamento de refeições e compras) ou relacionadas ao trabalho (reunião de equipe semanal). Se você já segue uma rotina diária, estará familiarizado com essas tarefas; caso contrário, é um bom momento para criar um. O que você inclui pode variar - algumas pessoas não verão necessidade de se lembrar de verificar o e-mail ou de comprar mantimentos, mas outras apreciarão os lembretes estruturados para realizar certas ações em determinados horários ou dias.

Tarefas com prazos

Isso, obviamente, precisa ser feito em uma data específica e requer preparação prévia. Os exemplos podem ser um trabalho escolar que deve ser entregue em três semanas ou uma festa que você está planejando para daqui a seis meses. Esses tipos de tarefas - muitas vezes chamados de projetos - podem mais tarde ser divididos em componentes menores - por exemplo, "escrever papel" pode ser dividido em ler os livros relevantes, organizar suas notas, escrever um esboço, escrever o primeiro rascunho e assim em.

Tarefas recorrentes

Não ocorrem com frequência diária ou semanal, mas também não são projetos únicos. Tarefas recorrentes podem incluir consultas ao dentista ou pagamento de impostos trimestrais.

Tarefas necessárias e automotivadas

São tarefas ou projetos que você sabe que tem que fazer, mas ninguém vai fazer você. Eles raramente, ou nunca, têm um limite de tempo embutido. Pense em melhorar o site da sua pequena empresa ou encontrar um novo provedor de cuidados primários.

Tarefas automotivadas e desnecessárias

Essas são as atividades mais agradáveis que, no entanto, tendem a cair no esquecimento, pois outras tarefas mais obviamente necessárias as impedem. Pense em ler por prazer ou trabalhar em hobbies.

Tarefas de algum dia

Essas tarefas ficam no final da sua lista de tarefas ou no fundo da sua mente, mas geralmente não precisam ser feitas logo, ou nunca. Exemplo: pinte seus radiadores.

2. Organize sua lista

Depois de listar tudo, você pode descobrir o que fazer primeiro e organizar sua programação. (Como você faz isso fisicamente - em uma folha de papel, um planejador, um aplicativo, um calendário online ou outro - importa menos do que você escolher um método que funciona para você e que você usará.) Aqui estão alguns critérios para pense sobre:

Urgente ou importante

Todas as tarefas podem ser classificadas em uma das quatro categorias. Tarefas urgentes e importantes devem ser realizadas primeiro, o mais rápido possível; tarefas urgentes, mas não importantes, podem ser delegadas, se possível, mas se não, sua programação deve incluir flexibilidade suficiente e tempo extra para acomodá-las quando aparecerem; tarefas importantes, mas não urgentes, devem ser planejadas com bastante antecedência para que não se tornem urgentes; tarefas que não são importantes nem urgentes podem ser potencialmente eliminadas, embora se você goste delas, elas devem ser trabalhadas em sua programação para que não sejam sobrecarregadas por obrigações mais exigentes.

Avalie o valor

Você pode julgar o valor de uma tarefa de várias maneiras. Uma pode ser se outras pessoas são impactadas e o quão importante essas pessoas são para você (a aprovação de seu chefe e o bem-estar das crianças que dependem de você ser mais importante do que, digamos, as opiniões de um grupo de estranhos com quem você concordou para participar de um encontro.) Você também pode atribuir alto valor às tarefas que você vê valendo a pena no longo prazo, ou que você simplesmente acha gratificante.

Uma referência que você provavelmente encontrará ao ler sobre como priorizar tarefas é a regra 80-20 ou princípio de Pareto, que afirma que 80% dos efeitos vêm de 20% das causas. Isso pode ou não ser verdade para você, mas é um bom lembrete para identificar no que você está realmente gastando tempo e quais esforços estão valendo a pena.

Tempo e flexibilidade

Uma programação em funcionamento permite mudanças e reconhece as restrições de tempo. Seja realista ao priorizar e planejar seus dias. Em caso de dúvida, superestime o tempo que uma determinada tarefa levará.

Se duas tarefas forem concluídas ao mesmo tempo, a escolha de qual começar depende de como você trabalha melhor. Algumas pessoas preferem tirar a tarefa mais simples do caminho para se concentrar na mais complexa; outros se sentirão seguros se começarem a tarefa mais difícil primeiro e fizerem parte ou tudo antes de prosseguir. Lembre-se de que você não precisa assumir uma tarefa ou projeto do início ao fim antes de passar para o próximo - a menos, é claro, que trabalhar dessa forma aumente sua produtividade.

Limite suas tarefas diárias obrigatórias a três, no máximo. O dia também pode incluir tarefas menores que são mais rotineiras ou de menos importância ou urgência, mas sobrecarregar as tarefas principais provavelmente levará ao estresse e à decepção.

Lembre-se de que as prioridades podem mudar - se seu chefe precisa que você faça algo agora, sua primeira prioridade anterior provavelmente será rebaixada para a segunda. Esse é mais um motivo para incluir mais tempo em sua programação para permitir flexibilidade.

3. Tarefas em lote

Agrupar tarefas é uma das maneiras mais eficazes e eficientes de realizar as tarefas incômodas e de execução constante. Lote significa simplesmente que você trabalha no mesmo tipo de tarefa repetidamente antes de mudar para outra. A primeira etapa é identificar as tarefas que você executa continuamente e, em seguida, configurar um fluxo de trabalho simples para que elas sigam. Em seguida, você realiza essas tarefas ao mesmo tempo, usando esse fluxo de trabalho.

O lote requer a conclusão de tarefas semelhantes que requerem recursos semelhantes em "lotes" para melhorar a eficiência e a produtividade. aqui estão alguns exemplos:

• Pague todas as suas contas ao mesmo tempo
• Abra todos os seus e-mails uma vez por semana e execute-os em vez de deixá-los se acumular a cada dia e nunca chegar até eles

O agrupamento permite que você entre no ritmo executando a mesma tarefa repetidamente, para que você não perca tempo tentando descobrir as instruções ou o que deve fazer a seguir.

4. Elimine tarefas

Depois de listar todas as suas tarefas e classificá-las da mais importante para a menos importante, ficará claro quais tarefas estão no final da lista. Às vezes, eles podem ser delegados a outra pessoa, mas se isso não for possível, você deve decidir se irá agendar um horário para eles ou eliminá-los.

Você pode ter tarefas em sua lista que não precisa ou até mesmo deseja fazer, mas se sentiu pressionado a adicioná-las em algum momento (ir à academia, frequentar um clube do livro). Isso pode ser totalmente eliminado.

Finalmente, é possível simplesmente ter muito a fazer - se você não conseguir fazer tudo, avalie sua carga de trabalho para determinar se você só precisa de um pouco mais de prática na priorização ou se precisa dizer a alguém que não pode mais continuar a fazer um determinada tarefa.