Como gerenciar seu e-mail em 5 etapas?

Jogue fora o lixo

Reduza a quantidade de correspondência que você recebe, interrompendo o fluxo de mensagens indesejadas.

Cancele a assinatura de todos os catálogos - sim, de todos eles. Você já pode encontrar seu conteúdo online. A maioria tem letras miúdas com instruções para cancelar a assinatura, ou você pode fazer isso online. A redução da quantidade de lixo eletrônico que você recebe reduzirá o tempo que você gasta gerenciando suas mensagens. Também é bom para o meio ambiente.

Depois de cancelar a assinatura de tudo, sua caixa de correio ficará felizmente livre de lixo eletrônico por um tempo, mas aos poucos começará a se acumular novamente. Continue a retirar-se das listas de correio de forma contínua ou reserve algum tempo a cada seis meses para remover o seu nome de quaisquer listas às quais foi adicionado.

Agende

A maioria das pessoas separa a correspondência ao entrar pela porta após o trabalho e costuma parar no meio para guardar o casaco ou voltar sua atenção para o que tem para o jantar. Resista ao impulso de gerenciar e-mails até que você tenha tempo e atenção para se dedicar a essa tarefa. Aqui está o porquê:

• Se você resolver o problema antes de chegar, é provável que não esteja preparado para gerenciar sua correspondência naquele momento. Você precisa das ferramentas certas e de atenção para decidir como usar ou descartar cada peça.
• Nunca toque em um pedaço de papel mais de uma vez, se não for necessário. Isso é o que torna o gerenciamento de papel tão exaustivo: você tem que ler todas as vezes! Espere até estar pronto para gerenciar e descartar.

Use as ferramentas certas

Tenha as ferramentas certas à mão para descartar, reciclar ou responder à sua correspondência. Isso inclui:

• Destruidor
• Lixeira
• Sistema de arquivamento e calendário

Não coloque a destruidora e a lixeira em salas separadas. Eles devem estar próximos a você enquanto você trabalha, para que possa agir imediatamente. Dessa forma, você não terá pilhas de papel esperando para ser reciclado e picado por toda a casa.

Estabeleça um sistema

Existem três jogos finais para cada remessa:

1. Tome uma atitude com os e-mails que precisam de atenção agora ou eventualmente. Divida em outras categorias, como arquivar, responder, ação imediata, etc.
2. Recicle lixo eletrônico que não tenha nenhum valor para você e nenhuma informação de identificação além do seu nome
3. Rasgar um pedaço ny de email que tenha qualquer informação de identificação sobre ele além do seu nome e endereço. Isso inclui números de previdência social, datas de nascimento, ofertas de cartão de crédito e muito mais.

Continue assim

Agora que você tem um sistema inativo, é necessário mantê-lo ativo. Se você não tem tempo todos os dias para se dedicar à classificação de sua correspondência, coloque-a em uma caixa de entrada na sua mesa, perto da porta de entrada ou em um canto da bancada da cozinha. Planeje dedicar um tempo uma ou duas vezes por semana para separar cada correspondência, para não perder nada importante.