Como organizar um sistema de arquivamento doméstico em 7 etapas?

A luta é real: gerenciar documentos importantes e a desordem de papel é o buraco. É por isso que é crucial configurar um sistema de arquivamento doméstico fácil e viável que você realmente usará - um sistema de arquivamento pessoal só funciona se você o acompanhar!

Este é um projeto de fim de semana. Não comece em uma noite da semana após um longo dia de trabalho ou escola. Comece este em um sábado ou domingo de manhã armado com uma xícara de café ou chá e uma atitude de vamos fazer isso.

O que você vai precisar

• Arquivo ou caixa de arquivo
• Pastas de arquivos suspensas
• Suporte de arquivo de mesa
• Destruidor
• Lixeira
• Pasta de arquivos
• Marcador ou caneta

Reúna todos os seus papéis em um só lugar

O primeiro passo para configurar um sistema de arquivamento doméstico é agrupar todos os seus arquivos e papéis no mesmo espaço para que você possa classificar, reciclar e destruir. Ter tudo em um só lugar tem as seguintes vantagens:

• Isso o manterá focado na tarefa em questão. Se você tem todos os seus suprimentos e todos os seus papéis em um só lugar, realmente não tem desculpa a não ser mergulhar.
• Você será mais completo. Fazer uma varredura inicial em sua casa significa que você não terá que repetir a tarefa daqui a algumas semanas, quando encontrar uma pilha de papéis esquecida na lavanderia.

Existem alguns lugares onde procurar por papéis, além das gavetas óbvias da mesa, arquivos e pilha de correspondência:

• A sala de estar: os papéis tendem a se acumular na sala de estar quando não sabemos o que fazer com eles.
• Bolsas: mochilas, bolsas de trabalho, bolsas, sacolas de ginástica e malas têm tendência a acumular papéis.
• A cozinha: as pilhas de papel acabam sempre na cozinha. Isso ocorre porque a cozinha geralmente é o primeiro lugar para onde vamos quando chegamos em casa.

Escolha um bom local onde você pode criar cinco pilhas. Pode ser a mesa da cozinha, a cama do quarto de hóspedes ou sua mesa, se for grande o suficiente. O chão também funciona.

Se você tiver tantos papéis que suas pilhas podem tombar, use latas ou caixas de papelão. Etiquete-os para mantê-los separados e para evitar erros como jogar acidentalmente as declarações de impostos do ano passado na caixa de reciclagem.

Separe seus papéis em cinco categorias

Tome uma decisão sobre cada pedaço de papel - não adie e guarde para depois. Cada documento entrará em uma destas cinco categorias:

Açao

Estes são os papéis que você precisa para agir sobre e em seguida, descartar. Não os confunda com documentos que se enquadram na categoria de família. Os documentos domésticos são arquivados permanentemente; os arquivos de ação são usados uma vez e depois descartados.

Exemplos: convites, multas de estacionamento, lembretes de compromissos, lição de casa e contas

Arquivo

Papéis ou documentos nos quais você precisa se agarrar, mas não precisa consultar mais de uma ou duas vezes por ano.

Exemplos: declarações de impostos, registros médicos, registros acadêmicos, prova de que você participou de júri, ações, aluguéis, garantias e contratos

Família

Estes são papéis que você usa para manter sua casa (e vida) funcionando.

Exemplos: cupons, receitas, manuais do usuário, recibos para impostos deste ano e documentos para viagens futuras

Reciclar

Papéis e documentos que não se enquadram em nenhuma das categorias acima e contêm nenhuma informação pessoal.

Exemplos: lixo eletrônico, planilhas de um seminário em que você não está mais interessado, jornais, revistas, trabalhos de casa antigos de que você não precisa e envelopes usados

Destruir

Papéis e documentos que não se enquadram nas três primeiras categorias, mas contêm informações de identificação pessoal.

Exemplo: ofertas de cartão de crédito, extratos bancários antigos e contas

Organize e descarte documentos e arquivos que você não precisa mais

Sua maior pilha será a reciclagem. Recicle esses papéis primeiro - o objetivo aqui é reduzir a quantidade de papel com o qual você está lidando o mais rápido possível.

Em seguida, fragmente os documentos que precisam ser destruídos - isso inclui qualquer coisa que identifique você além do seu nome e endereço.

Agora que você jogou fora o lixo, é hora de começar a configurar um sistema que é:

• Fácil de usar, então você vai realmente usar
• Flexível o suficiente para acomodar mudanças de vida e novos projetos
• Organizado de forma sensata, para que quando você precisar encontrar algo rápido, você possa localizá-lo

A beleza aqui é que você pode dividir ainda mais essas categorias, dependendo da quantidade de papel que entra e sai de sua casa ou escritório.

Configure um arquivo para o seu sistema de arquivamento doméstico

É muito fácil decidir quais papéis vão para o seu arquivo. Estes são os documentos mais importantes que você possui. Eles são a prova de que você e sua família existem, pagam seus impostos, casas e carros próprios, formado na faculdade, podem viajar para fora do seu país com passaporte ou visto. Se você é proprietário de uma empresa ou possui mais de um imóvel, este arquivo será ainda maior.

Os princípios básicos a serem mantidos neste arquivo incluem:

• Declarações fiscais
• Registros médicos
• Recordes academicos
• Prova de que você serviu como jurado
• Atos
• Locações
• Contratos
• Passaportes
• Cartões de previdência social
• Registros de emprego
• Certificados de batismo
• Seguro de vida e documentos de aposentadoria

Armazene esses papéis em uma caixa à prova de fogo, em pastas de arquivo rotuladas. Seu sistema de arquivamento pessoal deve incluir as seguintes categorias:

• Acadêmico
• Carro
• Emprego
• Financeiro
• Saúde
• EU IRIA
• Seguro
• Imobiliária

Organize-os em ordem alfabética, mas mantenha o arquivo de identidade, com sua certidão de nascimento, passaporte, cartões de previdência social e tudo o mais que você usa com freqüência na frente da caixa do arquivo.

Organizar um arquivo doméstico

Esta é uma boa regra para o que você deve armazenar em seu arquivo doméstico: qualquer coisa de que você possa precisar no futuro, mas não precise fazer nada agora e que não pertence ao seu arquivo.

Em vez de uma caixa de arquivo ou compartimento, crie um fichário com seções e bolsos para armazenar coisas como cupons e cartões-presente. Faça seções para o seguinte:

• Cupons e vouchers
• Cartões de presente
• Descontos pendentes
• Recibos de itens caros, como eletrodomésticos ou móveis
• Recompensas e cartões de fidelidade
• Notas e materiais de referência para os próximos projetos nos quais você está trabalhando
• Receitas
• Recibos de impostos
• Apólices de seguro de carro / casa / locatário

Configurar um arquivo de ação

O arquivo de ação são os papéis sobre os quais você precisa agir e depois descartar. Qualquer documento importante que precise ser arquivado permanentemente ou por um longo período de tempo pertence ao seu arquivo doméstico. Arquivos de ação são lembretes físicos de coisas que você precisa fazer.

Use uma caixa de entrada de desktop para guardar esses papéis. Escolha algo divertido e colorido para nunca se esquecer que a caixa está lá e que os itens dentro dele precisam de ação! Você também pode usar esta caixa para gerenciar o correio.

Aqui estão alguns exemplos do que manter em seu arquivo de ação:

• Correspondência recebida
• Convites para eventos futuros e quaisquer cartões de resposta que os acompanhem
• Contas para pagar e depois destruir ou reciclar
• Permissão para assinar
• Lembretes de compromissos
• Recibos de qualquer coisa que você comprou recentemente no caso de decidir devolver
• Recibos de qualquer coisa que você esteja esperando receber

Você pode dividir esse arquivo em mais categorias, mas é mais fácil simplesmente jogar tudo nesta caixa e depois examiná-lo uma, duas ou três vezes por semana. Nesse ponto, você pode reciclar ou destruir tudo o que não precisa mais, arquivar qualquer coisa que pertença ao arquivo ou arquivos domésticos e tomar medidas em relação a tudo que precisa ser respondido. O objetivo é manter esse arquivo o menor possível.

O truque é que você precisa examinar esse arquivo pelo menos uma vez por semana, de preferência com mais frequência. Recomendamos adicionar esta tarefa à sua rotina pessoal de organização semanal para ajudá-lo a se manter atualizado.